V svete editácie PDF dokumentov dlho dominoval Adobe Acrobat. Software je to síce šikovný, ale príliš drahý (takmer 300 eur za rok). V súčasnosti sa ale dá siahnuť po lacnejšom riešení s podobnými funkciami. Program PDF-XChange Editor od spoločnosti Tracker Software Products je jedným z nich. Obstarávacia cena je jednorazová v podobe nákupu trvalej licencie.
Ale ako si v skutočnosti vedie tento lacnejší konkurent?
Po niekoľkých týždňoch práce s PDF-XChange Editorom môžeme s pokojným srdcom napísať, že je veľmi dobrou voľbou pre väčšinu používateľov, ktorí hľadajú funkčný a ľahko ovládateľný nástroj na prácu, za ktorý nebudú musieť neustále platiť vysoké sumy. Nie je to síce dizajnový skvost ako produkty od Adobe a niektoré drobnosti mu chýbajú, ale tú hlavnú prácu odvedie spoľahlivo a prekvapivo ľahko.
Čo je PDF-XChange
PDF-XChange je jednak názov britskej spoločnosti, ktorá je stopercentným vlastníkom Tracker Software Products (PDF-XChange Co Ltd.) a ktorá je na trhu už takmer 30 rokov. Za tú dobu sa stala globálnym lídrom v softvéri pre PDF. Spoločnosť na svojich stránkach deklaruje, že vám dodá všetko, čo potrebujete na tvorbu, úpravy, vylepšenie a konverziu dokumentov – to všetko v medzinárodnom ISO štandarde pre PDF súbory.
PDF-XChange je aj názov programového portfólia zameraného na prácu s PDF, za ktorý netreba platiť nijako vysoké ceny. Zahŕňa kompletnú sadu nástrojov od základného editora cez pokročilé OCR technológie až po nástroje na hromadné spracovanie dokumentov.
Hlavnou filozofiou spoločnosti je poskytnutie najlepšieho pomeru cena/výkon v odvetví práce s PDF. Ich produkty preto patria medzi cenovo najdostupnejšie, pritom ponúkajú funkcionalitu porovnateľnú s oveľa drahšími konkurentmi. Software je lokalizovaný do viac ako 30 jazykov, vrátane češtiny a slovenčiny.
Prehľad verzií: od skúšobnej až po kompletný profesionálny balík
PDF-XChange je v ponuke hneď v niekoľkých variantoch balenia. Prečo? Aby si každý typ používateľa mohol zaobstarať tie funkčné oblasti, ktoré bude využívať. A nemusel platiť za komplexné riešenie, keď potrebuje s PDF pracovať trebárs len na základnej úrovni a s najbežnejšími funkciami. Skrátka: všetko na mieru.
Licencia sa zaobstaráva pre jedného používateľa (smie inštalovať na 2 zariadenia). Program vyžaduje operačný systém Windows.
PDF-XChange Editor Free (zadarmo)
Základná verzia zadarmo ponúka prekvapivo bohatú funkcionalitu – komentovanie, základné úpravy, prevod do PDF/A a dokonca aj elektronické podpisy. Slúži aj ako skúšobná verzia platených variantov.
PDF-XChange Editor (základná platená verzia)
Kompletný editor s možnosťou priamej editácie textu, zlučovania dokumentov, zabezpečenia a digitálnych podpisov. Pre väčšinu používateľov postačujúce riešenie.
PDF-XChange Editor Plus + pokročilé OCR
Rozširuje základnú verziu o pokročilú ABBYY FineReader OCR technológiu na rozpoznávanie textu v naskenovaných dokumentoch a nástroje na tvorbu interaktívnych formulárov.
PDF-XChange Standard Printer
Virtuálna tlačiareň na konverziu dokumentov do PDF z akejkoľvek Windows aplikácie. Umožňuje tlač do PDF, PDF/A a PDF/X formátov s pokročilým zabezpečením a optimalizáciou. Integruje sa priamo do MS Office a Outlooku.
PDF Tools
Špecializovaný nástroj na hromadné spracovanie PDF dokumentov. Obsahuje 81 prednastavených nástrojov na automatizáciu, možnosť vytvárania vlastných workflow a kontrolovania priečinkov na automatické spracovanie. Ideálny pre organizácie spracovávajúce veľké množstvo dokumentov.
PDF-XChange PRO + pokročilé OCR
Kompletný balík zahŕňajúci všetku vyššie uvedenú ponuku: editor, pokročilú ABBYY FineReader OCR technológiu, virtuálnu tlačiareň a nástroje na hromadné spracovanie. Ide o najkompletnejšie riešenie pre profesionálne použitie, nielen vo väčších firmách.
Možno sa pýtate: Nestačili by nám bezplatné online úpravy PDF?
Možno, že stačili. Ale len pre tie najzákladnejšie úkony, ktoré potrebujete maximálne párkrát do mesiaca. A potom je tu ešte jedna nutná podmienka: vo vašich PDF nesmú byť žiadne citlivé údaje. Pamätajte, že odoslaním dokumentu na online spracovanie nad ním strácate všetku kontrolu, a vôbec netušíte, na čo sa údaje z neho vytažené neskôr použijú!
Pozor! Online PDF služba robí chyby!
Máme vyskúšané, že v porovnaní s bezplatnými online nástrojmi ponúka PDF-XChange nielen oveľa viac funkcií. Ale predovšetkým spoľahlivosť. A to nielen v oblasti OCR a pokročilej editácie, ale aj pri takých základných požiadavkách, akým je napríklad prevod z Wordu do PDF.
Najčastejšie narážame u online prevodov na tieto problémy:
- online prevod často vynecháva slová, niekedy aj celé riadky
- OCR online zadarmo rozpozná len časť textu, často nesprávne
- v editovaní sa nedá nastaviť takmer nič presne
- pri zlučovaní PDF sa musíte zmieriť s rôznymi formátmi jednotlivých strán atď.
Hlavné funkcie: čo všetko PDF-XChange zvládne
PDF-XChange Editor patrí medzi tie programy, ktoré na prvý pohľad nevyzerajú ako zázrak, ale keď si ich začnete skúšať, postupne objavujete stále nové možnosti. Rozsah funkcií je rozhodne dostačujúci aj na profesionálne využitie: od základných úprav textu až po pokročilé OCR a hromadné spracovanie stoviek dokumentov.
Editácia PDF dokumentov
PDF-XChange umožňuje priamu editáciu textu a grafiky v PDF súboroch. Text sa pri aktivácii editačného režimu rozdelí do textových polí, ktoré sa dajú meniť podobne ako v textovom editore. Nie je to síce také elegantné ako v Adobe Acrobat, ale rozhodne funkčné a extrémne ľahké na pochopenie princípu ovládania tejto funkcie.
Zabezpečenie a digitálne podpisy
PDF-XChange podporuje kvalifikované elektronické podpisy podľa eIDAS, 256-bitové šifrovanie a anonymizáciu citlivých údajov. Pre mnohé firmy je to dôležitá funkcionalita, ktorá inde chýba alebo stojí extra poplatky navyše.
Integrácia s prostredím Microsoft
Standard Printer sa bezproblémovo integruje do MS Office a Outlooku. Nielen že vie jedným kliknutím previesť Word dokument, Excel, prezentáciu, obrázky a ďalšie typy súborov do PDF so zachovaním všetkých záložiek a odkazov. Ale tiež dokáže prevádzať celé e-mailové konverzácie vrátane príloh do PDF portfólií. Pre kancelárske prostredie nesmierne praktická funkcia.
Zlučovanie a organizácia dokumentov
Program vie zlúčiť prakticky akékoľvek súbory (PDF, DOCX, XLSX, obrázky) do jedného PDF dokumentu. Práca s programom je aj tu intuitívna: stačí vybrať súbory v prieskumníkovi, kliknúť pravým tlačidlom a zvoliť „Kombinovať v PDF-XChange Editore“. A je hotovo.
OCR technológia
Jedna z najsilnejších stránok programu. OCR vo verzii Plus spoľahlivo rozpozná text aj v zložitejších dokumentoch, obrázkoch a dokonca aj v logu. Program dokáže spracovať viac ako 100 jazykov. V testoch sme úspešne previedli aj zložité dokumenty s grafikou a rôznymi fontmi.
Pokročilé porovnávanie dokumentov
Funkcia porovnania PDF je nečakane sofistikovaná: zobrazí dokumenty paralelne, zvýrazní všetky zmeny a poskytne detailné štatistiky (počet zmien, pridaní, odstránení). Navyše sleduje aj zmeny formátovania, čo oceníte pri revízii zmlúv alebo technickej dokumentácie, ale aj napríklad pri porovnávaní jednotlivých ročníkov katalógov od vašich dodávateľov.
Využitie profilov a šablón
PDF-XChange umožňuje ukladať vlastné profily pre rôzne typy dokumentov. Môžete si napríklad vytvoriť profil pre automatickú konverziu do PDF/A s konkrétnym zabezpečením, alebo nastaviť šablónu na tlač dokumentov s vodoznakom a digitálnym podpisom na určenej pozícii. Profily a šablóny šetria čas pri opakujúcich sa úlohách.
Ukážky návodov, nech sa presvedčíte, že práca s PDF-XChange je fakt ľahká
Presvedčte sa sami, že práca s PDF-XChange Editorom je v pravde jednoduchá a pohodlná:
Spojenie viacerých súborov do jedného PDF
- v prieskumníkovi súborov vyberte súbory (s CTRL pre viac súborov)
- kliknite pravým tlačidlom a zvoľte „Kombinovať v PDF-XChange Editore“
- upravte poradie súborov podľa potreby
- potvrďte tlačidlom OK
Celý proces trvá doslova niekoľko sekúnd a funguje s PDF, Word dokumentmi, Excel tabuľkami, prezentáciami aj obrázkami.
Začiernenie citlivých údajov
- na karte „Ochrana“ zvoľte „Označiť na anonymizáciu“
- myšou označte všetky časti na začiernenie
- kliknite na „Použiť všetko“
Začiernené údaje sa trvalo odstránia. Ide o nevratný proces, preto odporúčame vždy pracovať s kópiou dokumentu.
OCR – prevod skenov, obrázkov a fotiek na editovateľný text
- otvorte obrázok cez „Súbor“ → „Nový dokument“ → „Z obrázkov“
- na karte „Konverzia“ kliknite na „OCR“
- upravte nastavenia podľa potreby
- spustite rozpoznávanie
Program automaticky vytvorí textové vrstvy cez pôvodný obrázok, takže môžete text normálne kopírovať alebo upravovať.
Prevod PDF do Word/Excel, do obrázkov alebo do PowerPointu
- na karte „Konverzia“ zvoľte „Do MS Word“ alebo „Do MS Excel“
- upravte nastavenia exportu
- zvoľte umiestnenie nového súboru a potvrďte
Výsledné súbory zachovávajú formátovanie a štruktúru pôvodného PDF vrátane tabuliek a obrázkov alebo celkového rozloženia powerpointovej prezentácie.
Čo sa nám páči
- pomer cena/výkon: za cenu circa štvormesačného predplatného Adobe máte plnohodnotný profesionálny nástroj s licenciou navždy
- jednoduchosť použitia: väčšina operácií je intuitívna a rýchla
- spoľahlivé OCR: kvalita rozpoznávania textu prekvapivo dobrá
- automatické operácie: možnosť nastavenia makier
- slovenská lokalizácia: program je plne preložený, celé menu je zrozumiteľné
Čo by mohlo byť lepšie
- dizajn rozhrania: vyzerá trochu zastaralo
- rýchlosť: pri veľkých dokumentoch spracúva úlohu o niečo dlhšie ako Adobe
- dokumentácia: mohla by byť podrobnejšia, najmä pre pokročilé funkcie
Pre koho bude PDF-XChange správnou voľbou?
Okruh používateľov môže byť poriadne široký. Z našich skúseností s PDF-XChange balíkmi vidíme, že oceniť ho môžu predovšetkým:
- freelanceri a živnostníci, pre ktorých je dôležitý pomer cena/výkon a možnosť práce s rôznymi formátmi dokumentov.
- malé a stredné firmy, ktoré potrebujú spoľahlivý nástroj pre PDF bez vysokých nákladov na licencovanie, ktorý zároveň garantuje využitie kvalifikovaného elektronického podpisu, archiváciu a ISO štandardy.
- úrady a organizácie, ktoré vyžadujú podobnú funkcionalitu – elektronické podpisy a archiváciu do PDF/A formátu, to všetko v štandardoch ISO.
- študenti a domáci používatelia, keď potrebujú upraviť PDF, ale nechcú sa spoliehať na online služby a editory, ani platiť extrémne veľké predplatné za Adobe.