Ak pracujete s digitálnymi dokumentmi, pravdepodobne ste už počuli o formáte PDF. Málokto však pozná jeho špeciálny variant – PDF/A. Tento formát je určený na dlhodobú archiváciu a spĺňa prísne štandardy, ktoré zabezpečujú čitateľnosť dokumentu aj po desiatkach rokov. Čo presne PDF/A znamená a prečo je výhodné ho používať?
Čo je PDF/A?
PDF/A je štandardizovaná verzia bežného formátu PDF, ktorá je optimalizovaná na archiváciu a dlhodobé uchovávanie dokumentov. Bola vytvorená medzinárodnou organizáciou ISO (International Organization for Standardization) – ISO 19005-1:2005 a ISO 19005-2:2011 a zabezpečuje, že dokumenty zostanú čitateľné aj po mnohých rokoch bez ohľadu na technologické zmeny. Jednoducho povedané, ide o formát súboru s príponou .PDF, ale so špecifikovanými vlastnosťami.
Hlavné výhody PDF/A
- Dlhodobá čitateľnosť – Dokumenty vo formáte PDF/A sú navrhnuté tak, aby boli prístupné aj v budúcnosti. Všetky nevyhnutné informácie (fonty, farby, metadata) sú uložené priamo v súbore, čo eliminuje riziko nekompatibility.
- Nezávislosť na softvéri a hardvéri – PDF/A nevyžaduje žiadne špecifické aplikácie ani platformy na otvorenie súboru. To znamená, že ho možno zobraziť na akomkoľvek zariadení podporujúcom štandard PDF.
- Zabezpečenie dát – Formát neumožňuje dynamické prvky, ako sú odkazy na externé zdroje alebo skripty, čo eliminuje bezpečnostné riziká spojené s bežnými PDF súbormi.
- Právne uznanie – PDF/A je často vyžadovaný právnymi a vládnymi inštitúciami na uchovávanie dôležitých dokumentov, ako sú zmluvy, faktúry alebo oficiálne správy.
Ako vytvoriť dokument vo formáte PDF/A?
Väčšina moderných programov na prácu s PDF, ako je Adobe Acrobat (platená verzia), Microsoft Word alebo LibreOffice, ponúka možnosť exportu do PDF/A (avšak do určitej verzie). Pri ukladaní súboru stačí vybrať príslušnú možnosť a dokument sa automaticky prispôsobí požadovaným štandardom. Ak potrebujete previesť do formátu PDF/A-3, optimálne je zvoliť PDF-XChange vo verzii zdarma.
Návod na vytvorenie súboru vo formáte PDF/A v operačnom systéme Windows prostredníctvom aplikácie PDF-XChange (na stiahnutie tu) – postup vhodný pre následnú autorizáciu elektronickou autorizačnou pečiatkou:
Kliknite na tlačidlo Súbor
- Následne kliknite na tlačidlo Uložiť ako
- V menu vyberte možnosť PDF/A
- V detailoch ďalej vyberte PDF/A-3b (táto možnosť sa uloží pre budúce ukladanie)
- Dokument uložíte (ideálne s novým názvom, aby ste si neprepísali pôvodnú verziu)
- V hornej časti obrazovky programu PDF-XChange sa zobrazí ružový pás informujúci o súlade so štandardom PDF/A.
- Ak chcete dokument ďalej podpísať (napr. elektronickou autorizačnou pečiatkou), môžete tak urobiť cez tlačidlo Ochrana >> Podpísať dokument.
Ak máte záujem o hromadný prevod viacerých PDF súborov do formátu PDF/A (na zefektívnenie práce), neváhajte nás kontaktovať na obchod@elektronickypodpis.cz.
Varianty PDF/A a ich rozdiely
Existuje niekoľko verzií PDF/A, ktoré sa líšia svojimi vlastnosťami a možnosťami:
- PDF/A-1 – Prvá verzia štandardu, založená na PDF 1.4. Nepodporuje vrstvy, kompresiu JPEG 2000 ani vložené súbory.
- PDF/A-2 – Rozšírená verzia, založená na PDF 1.7. Pridáva podporu vrstiev, kompresie JPEG 2000 a vložených súborov.
- PDF/A-3 – Rovnaké funkcie ako PDF/A-2, ale umožňuje vkladanie ľubovoľných súborov, čo je užitočné napríklad na prepojenie s pôvodnými dátovými súbormi. Túto verziu (PDF/A-3b) aktuálne vyžaduje vyhláška v rámci stavebného zákona týkajúca sa podania dokumentácie podpísanej elektronickou autorizačnou pečiatkou.
- PDF/A-4 – Najnovšia verzia, ktorá zjednodušuje pravidlá a zjednocuje štandardy pre budúce použitie.
Každý variant prináša určité výhody v závislosti od potrieb archivácie – napríklad PDF/A-3 umožňuje ukladanie súvisiacich súborov, zatiaľ čo PDF/A-2 poskytuje lepšiu podporu moderných technológií bez narušenia archivných požiadaviek.
PDF/A vs. bežné PDF – aký je rozdiel?
Na rozdiel od štandardného PDF súboru PDF/A neumožňuje vkladanie zvuku, videa ani šifrovanie, čo zabezpečuje jeho kompatibilitu aj do budúcnosti. Vďaka týmto obmedzeniam je ideálny na uchovávanie dôležitých dokumentov.
Záver
Ak chcete zabezpečiť, aby vaše digitálne dokumenty zostali čitateľné aj po rokoch, formát PDF/A je tou správnou voľbou. Vďaka svojej stabilite a širokej podpore je dnes štandardom pre archiváciu dokumentov v mnohých inštitúciách aj firmách. Či už archivujete zmluvy, účtovné doklady alebo oficiálne správy, PDF/A vám zabezpečí bezpečnosť a prístupnosť dát aj v budúcnosti.